Privacy policy ScaleDesk.

Wie zijn wij?

ScaleDesk is een handelsnaam van Chargefield. Wij leveren digitale diensten voor bedrijven, waaronder AI Checks, dashboards, bedrijfsanalyses, websites, webshopautomatisering, mailingflows, integraties en maatwerk plugins.

Voor onze eigen website, formulieren, klantadministratie, offertes, facturatie, communicatie en commerciële opvolging zijn wij verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Wanneer wij in opdracht van een klant persoonsgegevens verwerken binnen systemen van die klant, bijvoorbeeld bij dashboardbouw, e-mailflows, CRM-koppelingen, supportdata of automatiseringen, kunnen wij optreden als verwerker. In dat geval kunnen aanvullende afspraken worden vastgelegd in een verwerkersovereenkomst.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van de situatie kunnen wij de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken:

1. Contactgegevens: naam, bedrijfsnaam, functie, e-mailadres, telefoonnummer, website, adresgegevens en communicatievoorkeuren.
2. Aanvraaggegevens: informatie die je invult via formulieren, zoals bedrijfsproblemen, processen, systemen, gewenste diensten, berichtinhoud en voorkeuren.
3. Zakelijke gegevens: bedrijfsinformatie, branche, websitegegevens, webshopinformatie, gebruikte software, processen, aantallen klantvragen, orderprocessen, workflow-informatie en openbare bedrijfsdata.
4. Communicatiegegevens: e-mails, contactformulierberichten, chatberichten, telefoonaantekeningen, gespreksnotities en opvolgacties.
5. Technische gegevens: IP-adres, browsergegevens, apparaatgegevens, logbestanden, cookie-ID’s, paginabezoeken, foutmeldingen, formulierlogs en beveiligingslogs.
6. Facturatiegegevens: factuuradres, KvK-gegevens, btw-gegevens, betaalstatus, betalingskenmerken en administratiegegevens.
7. Projectgegevens: toegangsrechten, systeeminformatie, API-gegevens, configuratiegegevens, dashboarddata, testdata, content, screenshots, technische documentatie en supportinformatie.
8. Klantdata van onze klanten: persoonsgegevens die in systemen van onze klanten voorkomen en die wij uitsluitend verwerken wanneer dit nodig is voor de opdracht, bijvoorbeeld voor dashboards, automatiseringen, koppelingen, support of analyse.

Wij vragen niet om bijzondere persoonsgegevens, zoals medische gegevens, religie, politieke voorkeur, strafrechtelijke gegevens of gegevens over ras/etnische afkomst, tenzij dit strikt noodzakelijk is en daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat. Verstrek zulke gegevens daarom niet via onze formulieren.

Doelen en grondslagen van verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daar een doel en wettelijke grondslag voor bestaat.

Gratis AI Check, analyses en AI-verwerking

1. Voor de gratis AI Check verwerken wij de informatie die je zelf aanlevert, zoals naam, e-mailadres, bedrijfsnaam, website, branche, probleemomschrijving en relevante bedrijfsprocessen.
2. Wij kunnen daarnaast publiek zichtbare informatie bekijken, zoals je website, openbare bedrijfsinformatie, zichtbare klantreis, openbare reviews, openbare socialmediapagina’s of publiek beschikbare technische signalen.
3. Voor de gratis AI Check vragen wij standaard geen volledige toegang tot mailboxen, CRM-systemen, WhatsApp, klantdatabases, betaalomgevingen of interne bedrijfsaccounts.
4. Wanneer later een diepere analyse, dashboard, integratie of automatisering nodig is, vragen wij afzonderlijk toestemming of maken wij afzonderlijke afspraken over toegang, rechten, beveiliging en eventuele verwerking van persoonsgegevens.
5. Wij kunnen AI-tools gebruiken om aangeleverde informatie te structureren, samen te vatten, analyseren of om conceptadviezen te maken.
6. Wij proberen persoonsgegevens waar mogelijk te beperken, te pseudonimiseren, te verwijderen of niet onnodig aan AI-tools aan te bieden.
7. Wij gebruiken AI-uitkomsten niet voor volledig geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen voor personen. Adviezen en analyses zijn ondersteunend en worden gebruikt voor inzicht, advies en dienstverlening.
8. De klant blijft zelf verantwoordelijk voor de juistheid van aangeleverde informatie en voor zakelijke beslissingen die worden genomen op basis van AI-analyses of adviezen.

Klantdata, dashboards, integraties en verwerkersrol

1. Bij betaalde opdrachten kunnen wij toegang krijgen tot systemen of data van klanten, bijvoorbeeld webshops, formulieren, e-mailtools, CRM-systemen, orderdata, supportdata, analytics, hosting, WordPress, WooCommerce, Make, n8n, API’s of dashboards.
2. Wij verwerken dergelijke klantdata alleen voor zover nodig voor de opdracht.
3. Waar mogelijk werken wij met read-only toegang, beperkte exports, tijdelijke toegangsrechten, testomgevingen of data zonder onnodige persoonsgegevens.
4. Wanneer wij persoonsgegevens verwerken namens een klant, verwerken wij deze gegevens in beginsel als verwerker. De klant blijft dan verwerkingsverantwoordelijke.
5. In dat geval kunnen afspraken worden vastgelegd in een verwerkersovereenkomst, waarin onder meer doel, duur, beveiliging, subverwerkers, geheimhouding, datalekken en verwijdering/teruggave van gegevens worden geregeld.
6. De klant garandeert dat hij bevoegd is om de gegevens en toegangen met ons te delen en dat hij betrokkenen daarover correct heeft geïnformeerd.

Delen van gegevens met derden

Wij verkopen persoonsgegevens niet. Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dat nodig is voor onze dienstverlening, wettelijke verplichtingen, beveiliging, administratie of met toestemming.

Wij kunnen gegevens delen met categorieën van dienstverleners zoals:

1. hostingproviders en serverbeheerders;
2. e-mailproviders en formulierverwerkers;
3. boekhoud- en facturatiesoftware;
4. betaaldiensten;
5. analytics- en beveiligingstools;
6. AI-diensten en automatiseringstools;
7. CRM-, ticketing- en supportsystemen;
8. softwareleveranciers voor WordPress, WooCommerce, dashboards, API’s en integraties;
9. juridische, fiscale of administratieve adviseurs;
10. overheidsinstanties wanneer wij wettelijk verplicht zijn gegevens te verstrekken.

Wanneer partijen persoonsgegevens namens ons verwerken, sluiten wij waar nodig verwerkersovereenkomsten of maken wij passende privacyafspraken.

Internationale doorgifte

1. Wij streven ernaar persoonsgegevens zoveel mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte te verwerken.
2. Sommige softwareleveranciers, AI-diensten, hostingpartijen, analytics-tools of supporttools kunnen persoonsgegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte.
3. Wanneer sprake is van doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte, nemen wij waar nodig passende waarborgen, zoals standaardcontractbepalingen, aanvullende beveiligingsmaatregelen of het gebruik van leveranciers met een passend beschermingsniveau.
4. Omdat externe tools hun infrastructuur en voorwaarden kunnen wijzigen, controleren wij bij nieuwe of gewijzigde tools of de verwerking nog past binnen onze privacyafspraken.

Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaartermijn geldt of langer bewaren nodig is voor bewijs, beveiliging of geschilafhandeling.

Cookies, analytics en tracking

1. Onze website kan gebruikmaken van functionele cookies die nodig zijn om de website goed te laten werken.
2. Wij kunnen analytische cookies gebruiken om websitebezoek en prestaties te meten, bij voorkeur privacyvriendelijk ingesteld.
3. Voor trackingcookies, advertentiecookies of vergelijkbare technieken vragen wij toestemming wanneer dit wettelijk vereist is.
4. Wanneer wij tools zoals Google Analytics, Meta Pixel, LinkedIn Insight Tag, Hotjar of vergelijkbare systemen gebruiken, vermelden wij dit in een aparte cookieverklaring of cookiebanner.
5. Je kunt cookies blokkeren of verwijderen via je browserinstellingen. Sommige onderdelen van de website kunnen dan minder goed werken.

Beveiliging

1. Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, openbaarmaking, wijziging en vernietiging.
2. Maatregelen kunnen bestaan uit beveiligde verbindingen, toegangsbeheer, tweestapsverificatie, wachtwoordbeheer, beperkte rechten, logging, back-ups, beveiligde hosting, updates, geheimhouding en zorgvuldige selectie van leveranciers.
3. Toegang tot persoonsgegevens wordt beperkt tot personen of partijen die deze toegang nodig hebben voor de uitvoering van hun werkzaamheden.
4. Geen enkele digitale beveiliging is volledig waterdicht. Wij doen wat redelijkerwijs van ons mag worden verwacht, maar kunnen absolute beveiliging niet garanderen.
5. Wanneer wij een datalek ontdekken dat waarschijnlijk risico oplevert voor betrokkenen, handelen wij volgens de AVG en melden wij dit waar nodig aan de Autoriteit Persoonsgegevens en/of betrokkenen.

Rechten van betrokkenen

Je hebt onder de AVG verschillende rechten met betrekking tot je persoonsgegevens. Afhankelijk van de situatie kun je ons verzoeken om:

1. inzage in de persoonsgegevens die wij van je verwerken;
2. correctie van onjuiste of onvolledige gegevens;
3. verwijdering van gegevens;
4. beperking van de verwerking;
5. overdracht van gegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat;
6. bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang;
7. intrekking van eerder gegeven toestemming;
8. bezwaar tegen direct marketing.

Je kunt een verzoek indienen via info@scaledesk.nl. Wij kunnen vragen om aanvullende informatie om je identiteit te controleren. Wij reageren in beginsel binnen één maand. Bij complexe verzoeken kan deze termijn volgens de AVG worden verlengd.

Soms kunnen wij niet volledig aan een verzoek voldoen, bijvoorbeeld vanwege wettelijke bewaarplichten, bewijsvoering, beveiliging, lopende geschillen, rechten van anderen of wanneer wij optreden als verwerker namens een klant. In dat geval leggen wij uit waarom.

Nieuwsbrieven en commerciële communicatie

1. Wij kunnen je commerciële berichten sturen wanneer je daarvoor toestemming hebt gegeven of wanneer sprake is van een bestaande zakelijke relatie en de inhoud relevant is voor vergelijkbare diensten.
2. Iedere marketingmail bevat waar mogelijk een afmeldmogelijkheid.
3. Wanneer je je afmeldt, verwijderen wij je uit de actieve mailinglijst. Wij kunnen een beperkte blokkadelijst bewaren om te voorkomen dat je opnieuw wordt toegevoegd.

Links naar externe websites

1. Onze website kan links bevatten naar externe websites, tools, formulieren, betaalpagina’s, dashboards of platforms.
2. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de privacypraktijken, beveiliging of inhoud van externe websites en diensten.
3. Controleer altijd de privacyverklaring van de externe partij wanneer je daar persoonsgegevens invult of een account gebruikt.

Geautomatiseerde besluitvorming

1. Wij nemen geen besluiten die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking en die rechtsgevolgen hebben voor personen of hen op vergelijkbare wijze aanzienlijk treffen.
2. AI-analyses, scores, samenvattingen of aanbevelingen worden gebruikt als hulpmiddel voor inzicht, advies, prioritering of verbetering, niet als volledig automatisch besluitvormingssysteem met juridische gevolgen.

Kinderen

1. Onze diensten zijn gericht op zakelijke klanten en niet op kinderen.
2. Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van kinderen jonger dan 16 jaar zonder toestemming van ouder of wettelijke vertegenwoordiger.
3. Wanneer je vermoedt dat wij toch gegevens van een minderjarige verwerken zonder geldige toestemming, neem dan contact op via info@scaledesk.nl.

Klachten

1. Heb je een klacht over de manier waarop wij met persoonsgegevens omgaan, neem dan eerst contact met ons op via info@scaledesk.nl.
2. Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen in deze privacy policy

1. Wij kunnen deze privacy policy wijzigen wanneer onze diensten, systemen, leveranciers, wetgeving of verwerkingen veranderen.
2. De meest actuele versie staat altijd op onze website.
3. Bij belangrijke wijzigingen kunnen wij klanten of betrokkenen actief informeren, bijvoorbeeld per e-mail of via een melding op de website.